Затверджено нову Інструкцію з діловодства в КМДА та районних в місті Києві державних адміністраціях

Інструкцію з діловодства у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністраціях затверджено розпорядженням КМДА. Розпорядженням зобов’язано підприємства, установи та організації, що належать до комунальної власності територіальної громади Києва, керуватись цією інструкцією.

Розпорядження набирає чинності з 1 листопада 2018 року, деякі його пункти – з лютого 2019 року.
Згідно з документом, основною фopмoю пpoваджeння діловодства в ycтановах є електронна.
Документування управлінської інформації в установах здійснюється в електронній формі із застосуванням електронного цифрового підпису, електронної печатки та електронної позначки часу.
Документування управлінської інформації у паперовій формі допускається лише за наявності обґрунтованих підстав, якими визнаються:

• документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом;
• електронні документи, що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;
• документи, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена актами Кабінету Міністрів України;
• документи, вимогу щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлено Регламентом виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) і регламентами районних в місті Києві державних адміністрацій.

Інструкція визначає порядок проходження документів в електронній та паперовій формах із моменту їх створення, відправлення або одержання до моменту передавання до архіву установи. Її затвердження забезпечує обмін електронними документами з органами виконавчої влади через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, інших процесів у системі «Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва» на базі системи електронного документообігу «АСКОД» та правила ведення діловодства з документами, що тимчасово створюються у паперовій формі в структурних підрозділах КМДА та районних в місті Києві державних адміністраціях.
Розпорядником системи електронного документообігу є Департамент інформаційно-комунікаційних технологій, адміністратором та адміністратором безпеки – комунальне підприємство «Головний інформаційно-обчислювальний центр». Організація діловодства в паперовій формі та електронного документообігу в установі покладається на її службу діловодства.
Зазначимо, що особливості організації діловодства з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами та не можуть регулюватися цією інструкцією.
Нагадаємо, що 17 січня 2018 року Кабінету Міністрів України прийняв постанову № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», якою визначив електронну форму провадження діловодства в установах основною. Інструкцію розроблено на основі цієї постанови.
9 жовтня 2018 року в КМДА відбулась презентація нової інструкції з діловодства.